Het gebruik van de signaleringfunctie werpt zijn vruchten af

Nóg efficiënter registreren door middel van o.a. signaleringen in REGAS

Stichting Ontmoeting biedt vanuit christelijke naastenliefde professionele hulp aan dak- en thuislozen.

Sinds de komst van 'REGAS Brein' en de mogelijkheid deze functionaliteit zelf in te richten in REGAS, is Peter de Jongste bij Stichting Ontmoeting voortvarend aan de slag gegaan met de inzet ervan. Het gebruik van de signaleringfunctie werpt zijn vruchten af en vooral het voor de medewerkers gemakkelijker maken van hun registratieproces is de inzet geweest van het toepassen van deze functionaliteit die de communicatie op verschillende punten in het proces bevordert en versnelt.

Sneller en gemakkelijk registreren
Stichting Ontmoeting zette in eerste instantie in op het gemak voor de medewerkers. Waarom repetitieve acties door hen zelf laten doen als dit ook automatisch kan? Men hoeft dan niet elke keer na te denken over het te volgen proces, maar een bepaalde proactiviteit vanuit REGAS door middel van signaleringen en het automatisch uitvoeren van de vervolgstap maakt het allemaal een stuk gemakkelijker.

Stichting Ontmoeting heeft op deze manier zes automatische acties ingericht. Eén wordt toegepast in relatie tot de gespreksverslagen van de pastoraal medewerker. Aan het einde van elke dag wordt automatisch op elk formulier standaard 1 uur tijd geschreven en het formulier sluit daarna, wederom automatisch, af. De focus van de medewerker ligt zodoende bij het inhoud van het verslag.

Tijdschrijven en afsluiten is al geregeld.

Een ander voorbeeld is de einddatum van een justitiële titel van een cliënt; wanneer deze is ingevuld door de medewerker, sluit REGAS automatisch het formulier. Op deze manier blijft de registratie van de cliënten met en zonder justitiële titel zuiver.

Signalering zorgt voor juiste registratie en tijdige actie

De zogenaamde ZZP (Zorgzwaartepakket) score moet door de medewerkers van Ontmoeting één keer per drie maanden opnieuw berekend worden. Door middel van de signaleringsfunctie van REGAS krijgt de medewerker twee weken van te voren een email met het bericht dat deze actie voor een bepaalde cliënt nog gedaan moet worden. Een linkje naar de betreffende procesbeschrijving in het handboek is ook bijgevoegd. Een tijdige signalering zorgt zodoende voor de juiste actie door de medewerker op het goede moment. Peter de Jongste verwacht dat bijvoorbeeld de einddatum van zorgarrangementen i.v.m. de WMO financiering ook op deze manier bewaakt zou kunnen worden. Voor de locatie Rotterdam ziet hij hier mogelijkheden voor.

De medewerkers van Stichting Ontmoeting zijn zeer positief over de inzet van signaleringen, herinneringen en het automatische uitvoeren van bepaalde acties in REGAS. Nieuwe ideeën en suggesties voor het gebruik ervan worden dan ook regelmatig gecommuniceerd naar Peter. Op die manier krijgt ondersteuning van de medewerker, voor het up to date houden van zijn of haar registraties, een nieuwe dimensie.

Aanbevolen
door Stichting Ontmoeting

Alerts

Het instellen van alerts maakt je werk een stuk simpeler. Stuur cliënten automatisch een herinneringssms en verlaag zo je no-showpercentage. Zo zit je nooit tegenover een lege stoel tijdens de intake.

Meer informatie

Meer cases