Inzet van o.a. deadlines zorgt voor tijdbesparing

SEZO werkt samen met Regas

SEZO werkt voor en met mensen (jong en oud) die met een steun in de rug hun problemen op kunnen lossen en daarmee hun zelfstandige positie kunnen versterken of weer terug kunnen krijgen. SEZO helpt zo nodig eerst en leert vervolgens mensen zichzelf te helpen.

Controle op deadlines, normtijden en registraties

Onze klant SEZO in Amsterdam zet naast de vele basisfunctionaliteiten van REGAS, extra en ondersteunende functionaliteiten in. SEZO koos bewust voor de inzet van de module Bewaken om zodoende op bepaalde momenten in het proces te kunnen sturen of zaken te controleren waar dit voordelen biedt in de besturing. Tijdbesparing is één van de andere belangrijke argumenten voor het gebruik ervan. Volgens Lyseth Westdorp van SEZO is men erg tevreden over het gebruik van de ondersteunende functionaliteiten en men ziet uitbreiding ervan als een logische vervolgstap.

Tijdbesparing door instellen deadlines

Potentiële cliënten van SEZO die nog niet geheel aan de voorwaarden voor hulpverlening voldoen, krijgen in sommige gevallen een zogenaamde ‘hersteltermijn’. Deze termijn heeft een deadline voor de cliënt om zaken in orde te maken. Met de inzet van deze functionaliteit ontvangt de cliënt, op basis van reeds geregistreerde data in REGAS, automatisch vóór het verstrijken van de deadline een e-mail en/of sms met het verzoek bepaalde documenten in te leveren. Het herinneren van de cliënt is efficiënt, klantvriendelijk en kost geen extra tijd en inzet van de medewerker van SEZO.

De medewerkers mogen niet méér tijd schrijven op een traject dan van te voren bepaald. 

Sturing op normtijden

Voor de hulpverleningstrajecten bij SEZO zijn normtijden gedefinieerd. REGAS is zo ingericht dat de beheerder van een traject een e-mail ontvangt wanneer een bepaalde normtijd is overschreden. De inzet van deze automatische e-mail biedt een krachtige sturingstool en verlangt direct een actie en opvolging van de medewerkers en het management. Het blijft belangrijk de gehele werkwijze van te voren goed te communiceren, alsook tussentijds te evalueren, zodat medewerkers het nut ervan begrijpen en weten wat er van hun verwacht wordt.

Sturing op registratie

De Sociale Helpdesk, bemand door vrijwilligers, is vaak het eerste contactpunt met een cliënt om te bepalen of SEZO hen passende hulp kan bieden. De vrijwilliger registreert in REGAS deze ‘korte contacten’ op een apart formulier. Om de registraties zuiver te houden wordt automatisch een einddatum op het formulier geplaatst, en wordt het formulier daarna afgesloten. Bovendien ontvangt de teamleider een e-mail indien een formulier nog niet goed is ingevuld en daardoor niet gesloten kan worden. De teamleider kan vervolgens bij de vrijwilliger navraag doen over de specifieke cliënt.

SEZO ziet veel voordeel in deze functionaliteit van REGAS. Een verdere toepassing ziet SEZO op onderhoud en controle van databasegegevens maar bijvoorbeeld ook voor het automatisch versturen van cliënt tevredenheidsonderzoeken.

Aanbevolen
door Sezo

Tijdregistratie

Tijdregistratie doe je direct in het dossier. Zo krijg je een duidelijk overzicht van al je werkzaamheden – cliëntgebonden of juist niet niet. Altijd overzicht, altijd duidelijkheid.

Meer informatie

Meer cases

Pedagogisch instituut Zevenbergen

Onze eigen workflows waren leidend