Zorgadministratie en Financiën geautomatiseerd in het REGAS ECD

4 min. lezen

“Inmiddels ben ik bijna twee jaar werkzaam bij Regas. Ik ben in dienst gekomen als Junior Business Analist om onderzoek te doen naar de knelpunten van het Zorgadministratie en Financiën (ZAF)-proces en die op te lossen, maar inmiddels ben ik doorgegroeid naar Product Owner en geef ik leiding aan het Scrum-team ‘Team Gremlins’ wat bij ons de ZAF beheert."

Aan het woord is Jacobine, één van de enthousiaste Product Owners bij Regas. Jacobine is bij Regas verantwoordelijk voor de koppeling tussen het REGAS ECD en Columbus, waardoor onze klanten hun registraties met een spreekwoordelijke 'druk op de knop' om kunnen zetten naar declaraties.  Hoe die koppeling dan precies werkt, is de volgende vraag aan Jacobine.


Meer weten over automatische declaraties in REGAS?

Download onze whitepaper over   sluitend declareren


“De koppeling tussen REGAS en Columbus is bedoeld om declaraties onder de financieringsstromen JW, WMO, FZ en WLZ te automatiseren. Dat werkt twee kanten op. Een cliënt kan namelijk op twee manieren binnenkomen bij een zorgaanbieder. Via de gemeente of rechtstreeks, bijvoorbeeld na een verwijzing van een huisarts. Als een cliënt via de gemeente binnenkomt, krijgt het dossier van de cliënt automatisch een bijbehorend formulier (JW, WMO, FZ, of WLZ), gevuld met de zorggegevens van de persoon, inclusief NAW-gegevens. Alles wordt automatisch geplaatst in het dossier, het enige wat de zorgverlener nog hoeft te doen is contact opnemen met de cliënt en het zorgbehandelplan uitwerken.

Als een cliënt rechtstreeks binnenkomt bij de zorgaanbieder, maakt deze een persoonskaart aan. Na de start van een intakeformulier bepaalt hij welke zorg de cliënt nodig heeft en doet het toewijzingsverzoek bij de gemeente. Als de toewijzing vervolgens binnenkomt, wordt die automatisch gekoppeld aan de persoon. Daar krijgt de zorgverlener een signaal van en die kan gelijk weer verder met het dossier.”

Maar hoe werkt dat dan met die declaraties? Kun je toegewezen indicaties rechtstreeks indienen via Columbus als er tijd geschreven is?

“Ja dat klopt. Dus stel dat de maand voorbij is en je hebt tijd geschreven, dan staat in REGAS alles goed. Je gaat dan naar Columbus, dat kan gewoon vanuit REGAS, en daar zie je je overzicht met AGB-codes. Je kunt dan kiezen welk berichttype je wilt gaan declareren, voor welke gemeente en dan kun je kiezen voor declaratie of facturatie. We ondersteunen dat allebei. Als je wilt kun je ook filteren op persoon, zodat je alleen je declaraties van één persoon kunt versturen.”

Kan dat alleen aan het einde van de maand? Een zorgaanbieder kan toch ook de afspraak met een gemeente hebben om bijvoorbeeld vier-wekelijks te declareren?

Ja dat klopt, zorgaanbieders maken zelf afspraken met de gemeente. Bijvoorbeeld over de prijs van de zorg en over de declaratietermijnen. De declaratietermijnen zijn altijd per maand of per 4 weken. De tariefafspraken kunnen per minuut, uur, dagdeel, dag, week, 4weken of per maand zijn."

Als je gedeclareerd hebt, kan het management van een zorgaanbieder dan ook rapportages krijgen over de declaraties?

“Ja, wij vinden het heel belangrijk dat onze klanten kunnen zien wat er gedeclareerd is. Er zijn daarom uitgebreide managementrapportages beschikbaar. Zo kun je bijvoorbeeld zien wat de verhouding is tussen geïndiceerd en gerealiseerd. In dat rapport zie je dus alle indicaties met de gemaakte uren. Vervolgens kun je in het rapport nog filteren op bijvoorbeeld cliënten, producten of gemeenten. Je kunt dan per gemeente bekijken of je prijsafspraken nog kloppen.”

Kunnen onze klanten dan ook inzien wat ze kunnen verwachten in de komende maand aan declaraties?

“Ook dat kan. De koppeling tussen REGAS en Columbus is realtime. Op ieder moment kunnen zorgadministrateurs opvragingen doen. Dat kan gewoon tussentijds. De opvraging komt dan als niet-valide naar voren omdat de datum in de toekomst ligt, maar zo zie je wel wat er klaar staat voor de nieuwe maand als je gaat declareren.

Welke rol neemt de ZAF in binnen Regas?

“De ZAF is heel belangrijk voor onze klanten en dus ook voor Regas. We steken veel werk in de koppeling met Columbus om onze klanten zo makkelijk mogelijk te kunnen laten declareren. We hebben zelfs een gespecialiseerde medewerker op de servicedesk die alle ZAF-gerelateerde vragen behandeld. Gisteren heeft zij (Suzanne) zelfs anderhalf uur met een klant aan de telefoon gezeten over de ZAF en daar kregen we vanochtend een bedankje voor.”

Wil je meer weten over geautomatiseerd registeren en declareren in het REGAS ECD? Download dan onze whitepaper.

Download onze whitepaper over   sluitend declareren