Samenwerking rondom één gezin, één plan. Dat kan online, in REGAS.

7 min read - published on augustus 22, 2016

Het CJG Barneveld is dit voorjaar gestart met de implementatie van REGAS, het CJG koos bewust voor REGAS vanwege workflow en dossiervorming inclusief het uitgebreide cliëntinhoudelijke deel.

De uitgangspunten bij de keuze voor REGAS waren gebruiksvriendelijkheid en het gebruik van een clientenportaal. Ook het feit dat andere netwerkorganisaties hun aandeel kwijt kunnen waardoor één gezin, één plan werkelijkheid wordt, was een grote pré. CJG Barneveld had behoefte aan een systeem om echt een dossier op te kunnen bouwen en de cliënt te kunnen volgen in zijn of haar ontwikkeling. Dat kan overal en altijd, vanwege het werken in de cloud. Onze persoonlijke aanpak gedurende het gehele traject, al vanaf onze eerste kennismaking, heeft CJG Barneveld als zeer prettig ervaren.

Samenwerking en goede vertaling van de primaire processen

De implementatie van REGAS bij het CJG is nu bijna afgerond; de trainingsfase is ook achter de rug. De afgelopen tijd stond in het teken van het helder krijgen hoe het CJG wil registreren, wat de werkprocessen zijn en wat de behoeften zijn op het gebied van managementinformatie. Samen met onze partner P3plus zijn deze zaken uitgewerkt en vertaald naar een sluitende inrichting in REGAS. Karina van Triest, bestuurder van CJG Barneveld zegt hierover: “De gehele samenwerking met P3plus hebben we als erg positief ervaren. Uiteraard is de gehele registratiekant opgepakt, maar het is wel zo prettig dat ook met ons is meegekeken hoe het CJG met bepaalde probleemgebieden kan omgaan, relaterend aan onze processen. Ook de flexibiliteit om zaken achteraf nog aan te kunnen passen, indien dat na in gebruik name van de eerste opzet nodig mocht zijn, is ook erg prettig”. Dit laatste is trouwens op de lange termijn ook het geval; de applicatiebeheerder beheert de REGAS inrichting van de organisatie en kan deze naar wens aanpassen.

CJG_algemeen.png

Eén gezin, één plan: het gezin als regisseur van eigen dossier

CJG Barneveld werkt op vier gebieden voor hun cliënten: School Maatschappelijk Werk (SMW), Ambulante hulpverlening, groepswerk en voorlichting. Het gezinsplan is één van de onderdelen in hun hulpverlening die specifiek aandacht heeft gekregen tijdens de REGAS implementatie. Het plan is van het gezin en ligt nu letterlijk op de keukentafel. De vraag van het CJG was hoe hier mee om te gaan, ook in combinatie met de eigen registratie in REGAS e.d. Volgens Karina van Triest is het mooie van REGAS dat je nu écht online samen kan werken in één plan met het gezin én de hulpverlener. Het gezin heeft een inlog in REGAS en mag vooraf bepaalde zaken in het plan inzien en/of wijzigen. Dat het gezin dus eigenaar is van haar hulpverleningsplan en 'in the lead' is voor de realisatie ervan, wordt hiermee werkelijkheid in de praktijk. Uiteraard heeft het CJG haar registratie op orde, voor de verplichte onderdelen van het dossier. Alle nieuwe gezinnen starten vanaf heden met deze werkwijze. Een handige tool in dit geheel is REGAS Brein, die ervoor zorgt dat er een notificatie per mail wordt gestuurd naar de betrokken medewerker wanneer een lid van het gezin een aanpassing heeft gedaan in het dossier. Een andere notificatie die het CJG binnenkort ook in gebruik neemt, is de communicatie richting de huisarts; wanneer de begeleiding start wil hij/zij daarvan een bericht krijgen. Dit bericht wordt dan automatisch verstuurd vanuit REGAS naar de betrokken huisarts(en). Beide voorbeelden laten zien dat het CJG heel bewust kiest voor het initieel inzetten van communicatieve tools, waarmee data, en acties rondom die data, voor snelheid in het registreren en efficiency zorgen. Ook het feit dat het gezin zelf regisseur is, hoort volgens Karina van Triest helemaal bij het 'nieuwe jeugd denken', om ouders én het gezin bij de hulpverlening te betrekken.

Managementinformatie is uiteraard parallel ingericht, inclusief overzichtelijke dashboards, voor de medewerkers en de managers van het CJG. Zij zijn zo in staat om in één oogopslag verschillende rapportages te genereren en overzicht te houden over hun werkzaamheden.

Lonneke Koelemaij