Registreren van groepsactiviteiten en producten voor organisaties in de Welzijn

4 min. lezen

Fotolia_10293046_M

Registreren - zorgmedewerkers hebben er over het algemeen een hartgrondige hekel aan. Dat geldt voor medewerkers in allerlei sectoren, maar in het bijzonder voor medewerkers in de Welzijnssector. Want waar je in de sector Jeugdzorg een intake hebt waar de medewerker en cliënt tegenover elkaar zitten en de medewerker registreert, is dat in de Welzijn anders. Stel: je wilt 8 weken lang, iedere week een groepsactiviteit organiseren voor 20 personen. Hoe pak je dat aan? Ga je iedere week alle 20 personen registeren? En wat registreer je dan? Is dat alleen voornaam en achternaam, of ook leeftijd, adres etc.? Als je in de Welzijn werkt, dan weet je: daar is geen beginnen aan. Je bent bijna meer tijd bezig met registreren dan met je kerntaken. Gelukkig heeft Regas hier een oplossing voor. In deze blog vertellen we je er meer over.

Registreren in de Welzijn

Als medewerker in de Jeugdzorg of Maatschappelijke Dienstverlening, is registreren relatief makkelijk. Eén op één, het gaat over een product en je bent er min of meer aan gewend. Medewerkers in de Welzijn zijn dat niet. Registreren is daar ook een stuk minder makkelijk. Je moet er immers zelf op uit om cliënten te vinden, terwijl in de Maatschappelijke Dienstverlening je cliënten aankloppen bij het loket. De gemeenten helpen bovendien niet erg mee. Vrijwel jaarlijks wijzigen de afspraken en de KPI's waar je aan moet voldoen als welzijnsorganisatie. En dan de hoeveelheid registratiewerk: soms lijkt het wel registreren om het registreren. 

Groepsregistratie met REGAS

REGAS helpt je om voor een aantal weken groepsactiviteiten op een handige manier te registreren. In onderstaande afbeelding is het proces weergegeven.

 groepsactiviteiten registreren in REGAS

Wat gebeurt hier?

Laten we als voorbeeld een welzijnsmedewerker nemen die 8 weken lang een bingoavond wil organiseren voor 20 ouderen. De medewerker maakt dan de bingoavond als product aan in REGAS en geeft aan dat deze activiteit voor 8 weken wordt georganiseerd.

Vervolgens worden de cliënten geregistreerd op deze activiteit. REGAS plant automatisch de avonden vooruit over het tijdsbestek dat je hebt aangegeven; in dit geval dus 8 weken. De planning zie je terug op een rapport samen met alle cliënten die ingepland staan.

Vanuit dit rapport registreer je per avond de afwezigheid van cliënten. Dus geen aanwezigheid maar afwezigheid. De reden hiervoor is dat het uitgangspunt is dat iedereen aanwezig is. Je hoeft dus alleen maar het (hopelijk kleine) aantal mensen te registreren dat niet aanwezig is. Alle andere gegevens staan verder natuurlijk ingevuld. Per cliënt kun je ook nog bijzonderheden vastleggen zodat je dat later terug kan zien.

Deze activiteit wil je natuurlijk ook kunnen declareren. Daarvoor zijn er twee mogelijkheden:

  1. Laat REGAS automatisch berekenen op basis van het aantal cliënten dat aanwezig is, hoeveel tijd je kan schrijven per cliënt en wat je kunt declareren. Bijvoorbeeld: de bijeenkomst duurt een uur, er zijn 6 cliënten aanwezig, dan schrijft REGAS op alle cliënten 10 minuten en voor de medewerker in totaal dus een uur.
  2. Bij mogelijkheid twee configureer je REGAS zo dat er voor iedere cliënt de volledige tijd geschreven wordt. Dus in bovenstaand voorbeeld zou je op alle cliënten een uur schrijven en voor de medewerker in totaal dus 6 uur.

Natuurlijk wordt de geschreven tijd in REGAS automatisch gedeclareerd. Met een druk op de knop stuur je de declaraties door Vecozo naar de gemeente of zorgverzekeraar. Zo ben je er van verzekerd dat de declaraties goedgekeurd worden en je tijdig uitbetaald krijgt.

Meer informatie

Wil je meer weten over het registreren van groepsactiviteiten in REGAS en het registratie-tot-declaratie proces? Vraag dan vrijblijvend je demo aan of neem contact op met je accountmanager in het geval als je al klant van REGAS bent.

PLAN DIRECT JE DEMO!