Projectaanpak ECD implementatie:  zo maak je het een succes

4 min. lezen

software project implementatie-1

Grote ICT-projecten hebben de reputatie nogal eens uit de hand te lopen. Zowel qua doorlooptijd als qua budget wordt de planning vaak (ruimschoots) overschreden. Zelfs bij organisaties waar je een professionele aanpak mag verwachten, lukt het lang niet altijd een project goed te beheersen. Een voorbeeld hiervan is het vernieuwen van de ICT bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Dit project gaat twee jaar langer duren en zestig miljoen euro extra kosten (bron). Natuurlijk wil geen enkele organisatie dat hun project uitloopt, maar zeker bij zorgorganisaties is projectbeheersing erg belangrijk. De budgetten zijn immers beperkt. De implementatie van een nieuw ECD bezorgt menig manager dan ook hoofdbrekens. In deze blog vertellen we je daarom meer over de projectaanpak die Regas gebruikt om ECD implementaties tot een succes maken.

ECD implementatie: waar gaat het mis?

Laten we eerst eens kijken naar de belangrijkste knelpunten bij een ECD implementatie. Een korte rondvraag bij collega's en een zoekopdracht op Google leveren de volgende veelvoorkomende valkuilen op van ECD implementatie:

  1. Onvoldoende betrokkenheid van de ICT afdeling en een gebrek aan ICT kennis.
  2. Onduidelijkheid over het primaire proces. Wat moet het ECD precies kunnen? Welk proces moet het ondersteunen?
  3. Onduidelijkheid over de randvoorwaarden van een succesvol project.
  4. Te weinig draagvlak en kennis van het systeem onder eindgebruikers.
  5. Te weinig zicht op de noodzakelijke stuur- en verantwoordingsinformatie die uit het ECD moet komen.

Met onze projectaanpak vermijden zorgorganisaties deze valkuilen. De projectaanpak van Regas is verdeeld in drie fases, gebaseerd op de praktijk en draagt bij aan een succesvolle ECD implementatie. 

Fase 1: projectdefinitie en projectinitiatie

In deze fase komen alle onderdelen aan bod die nodig zijn om het project te kunnen laten slagen. We beantwoorden vragen zoals wat het project precies inhoud (de scope), wat de acceptatiecriteria zijn en wat de informatiebehoefte precies is. Dit lijken misschien vragen waar iedereen het antwoord wel op heeft, maar schijn bedriegt. De antwoorden die men in hun hoofd heeft op deze vragen, lopen maar al te vaak uiteen. Het is daarom belangrijk om tot eenduidige definities te komen. Wij bereiken dit door workshops te houden met personeel uit verschillende lagen van de organisatie. De ervaring leert dat deze aanpak leidt tot een gedragen afbakening voor de implementatie en daarmee draagvlak bij alle betrokkenen.

Een extra pluspunt is dat de organisatie een beter onderbouwd zicht heeft op de daadwerkelijke verdere kosten van de implementatie. Dit geldt voor zowel de kosten aan de leverancier als de nodige inzet van medewerkers van de organisatie zelf.

Fase 2: implementatiestart (SCRUM)

In deze fase gaat het inrichten van het ECD echt beginnen: het toetsen van de vertaling uit Fase 1 binnen vooraf gedefinieerde sprints. Een sprint is een korte, afgebakende tijdsperiode in de Scrum-methodiek. Binnen een sprint wordt er een vertaling gemaakt van punten uit Fase 1 naar REGAS. Denk hierbij aan werkprocessen of rapporten. Elke sprint kent een (deel)oplevering aan de organisatie voor acceptatie. De uitkomst van fase 2 is een stapsgewijze inrichting en acceptatie van het REGAS ECD door eindgebruikers.

Fase 3: Go-Live

Fase 3 is de logische vervolgstap na inrichting en acceptatie van het nieuwe ECD: Go-Live. De fase waarin het systeem in gebruik genomen wordt. We beginnen deze fase altijd met training van de eindgebruikers. We maken hierbij vaak gebruik van de train-de-trainer methode. Niet de leverancier (Regas) traint de eindgebruikers, maar de eigen medewerkers zijn de instructeurs. Nadat alle eindgebruikers voldoende kennis hebben van het systeem, gaan we live. Alle eindgebruikers starten met werken in REGAS terwijl er intensieve ondersteuning wordt geboden. Vaak is er gedurende ca. 2 weken ondersteuning op locatie aanwezig vanuit Regas. 

Na deze periode volgt er nog een optimalisatieslag. Gewenste aanpassingen die uit de Go-Live periode naar voren zijn gekomen worden doorgevoerd. Na deze optimalisatieslag is de implementatie van het nieuwe ECD in principe afgerond. Uiteraard is hierna altijd de servicedesk bereikbaar voor het beantwoorden van vragen en is er de mogelijkheid tot het volgen van verdere training.

Heb jij ook hoofdbrekens over de implementatie van een nieuw ECD?

Met de projectaanpak van REGAS voorkom je veelvoorkomende valkuilen. Maar voor de implementatie van het nieuwe ECD, heb je al veel keuzes te maken. Een belangrijke keuze die voortkomt uit de strategie die je als organisatie wilt volgen, is de keuze voor een zogeheten Best-of-Breed ECD of een All-in-One pakket. In onze gratis whitepaper vertellen we je alles over de voor- en nadelen van beide richtingen en helpen we je de beste keuze te bepalen voor jouw organisatie.

Download de whitepaper