Hoe selecteer je een cliëntvolgsysteem?

5 min. lezen

Je huidige cliëntvolgsysteem wordt onvoldoende doorontwikkeld. Het sluit niet meer aan bij de eisen van deze tijd. Of het pakket kan niet voldoen aan de vraag vanuit je organisatie. Het gaat niet mee in de veranderingen die binnen de zorgbranche plaatsvinden. Allerlei redenen kunnen ten grondslag liggen aan het selectietraject voor een nieuw cliëntvolgsysteem.

In de zorg heb je te maken met beperkte budgetten. Een gekozen pakket kun je niet na een jaar even vervangen voor een ander pakket, als het gekozen pakket toch niet helemaal is wat je verwacht had. Een gedegen traject voor het selecteren van een cliëntvolgsysteem is van groot belang. In deze blog geven we je handvatten om een goed cliëntvolgsysteem te selecteren.

Fasen van het selectietraject

Een belangrijke tip die we je alvast mee willen geven: pak het projectmatig aan. Stel een projectgroep samen met leden uit alle lagen van de organisatie, die op projectmatige wijze het proces doorloopt. Zo kom je uiteindelijk tot een goed gefundeerde beslissing. Het selectietraject bestaat globaal uit 4 fasen die we hieronder beschrijven.

Fase 1: specificatie van eisen

Een logische eerste stap is het vaststellen aan welke eisen het cliëntvolgsysteem moet voldoen. Daarbij maak je onderscheid in vier soorten eisen:

  1. Randvoorwaarden: dit zijn voorwaarden waar je je aan moet houden en die je niet binnen het project kunt veranderen. Denk bijvoorbeeld aan wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging (AVG) die voor een cliëntvolgsysteem erg belangrijk is.
  2. Functionele eisen: wat moet het cliëntvolgsysteem allemaal kunnen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opleveren van sluitende declaraties door een koppeling met Vecozo.
  3. Gebruikerswensen: welke eisen en wensen stellen de gebruikers allemaal aan het cliëntvolgsysteem? Willen zij bijvoorbeeld een eigen dashboard waarop ze direct inzicht hebben in hun caseload? Om de gebruikerswensen te bepalen, is het interviewen van de gebruikers een beproefde methode. Hierdoor krijg je goed inzicht in de functionaliteiten die in het huidige pakket zitten en die ook in het nieuwe pakket moeten terugkomen. En je krijgt inzicht in de gewenste toekomstige functionaliteiten.
  4. Ontwerpbeperkingen: dit zijn eisen die te maken hebben met de constructie van het pakket. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je wilt dat het pakket zich aanpast aan jouw bedrijfsprocessen en dat je het zelf kunt inrichten zonder externe consultancy.

Deze vier soorten eisen moet je in ieder geval helder hebben voordat je een volgende stap maakt. Wensen die gaan over geld, planning en aanpak horen hier niet bij. Die horen in het projectplan of plan van aanpak van het project.

Fase 2: selectie van leveranciers

De volgende stap in het proces is het selecteren van leveranciers van cliëntvolgsystemen. Hier zijn verschillende methodes voor. Vaak wordt gebruikt gemaakt van een longlist en een shortlist van leveranciers. Een longlist wordt meestal opgesteld door aanwezige kennis van de markt en de beschikbare pakketten. Aan deze leveranciers wordt een Request for Information (RfI) gedaan. Op basis hiervan wordt bepaald in hoeverre zij voldoen aan de voorlopige leverancierseisen.

De shortlist is een lijst met leveranciers die het meest aan de leverancierseisen voldoen. Deze leveranciers stuur je een Request for Proposal (RfP). Zij kunnen dan een voorstel doen op basis van een format dat jij hebt vastgesteld. Zo weet je zeker dat iedereen dezelfde informatie aanlevert. Vaak wordt het voorstel toegelicht door een presentatie.

De twee of drie meest geschikte leveranciers vraag je vervolgens om een offerte uit te brengen.

Fase 3: het selecteren van de beste leverancier

De derde fase is het selecteren van de beste leverancier. Maar wat is de beste leverancier? Hierbij moet je niet alleen letten op de prijs of functionaliteiten van het pakket, maar ook op de kennis en kunde van de leverancier. Heeft hij wel ervaring in jouw sector? Is de leverancier van voldoende omvang? Een bedrijf met 10 mensen in dienst, levert doorgaans een ander product dan een bedrijf met 150 mensen in dienst. Vaak wordt er ook op een andere wijze gewerkt.

Dat wil niet zeggen dat een bedrijf met 150 mensen altijd beter is, maar het is wel belangrijk een partij uit te zoeken die goed bij je past.

Fase 4: inkopen & contracteren

Maar al te vaak komt het voor dat men na de derde fase het selectietraject als afgerond ziet. Dat is niet juist. De laatste fase is misschien wel de belangrijkste. Want onder welke voorwaarden ga je een samenwerking aan? Zoals eerder gezegd: in de zorg kun je niet zomaar wisselen van software. Het is voor beide partijen van belang dat je een samenwerking aangaat onder voorwaarden waar je allebei achter staat. Zowel financieel als juridisch. Pas dan heb je een goed cliëntvolgsysteem geselecteerd.

Welke functionaliteiten wil jij terugzien in je cliëntvolgsysteem?

Uiteindelijk zijn het de functionaliteiten waarmee gewerkt moet worden. Voor veel mensen in zorgorganisaties is dat dan ook waar de focus op ligt bij het selecteren van een cliëntvolgsysteem. Wat moet het systeem allemaal kunnen? Wil je cliënten automatisch herinneringen kunnen sturen? Moet het volledige zorgproces (van registratie tot declaratie) in het systeem passen? 

In het REGAS cliëntvolgsysteem kan het allemaal. Alle functionaliteiten vind je op de pagina over ons cliëntvolgsysteem. Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Laat een reactie achter onder deze blog of neem vrijblijvend contact op. Welkom!