De cliënt laten accorderen: hoe doe je dit efficiënt, gemakkelijk, betrouwbaar en duurzaam?

4 min. lezen

Het is voor iedere organisatie die cliënten begeleidt herkenbaar: de onnodige tijd die de professional kwijt is om goedkeuring te verkrijgen van de cliënt en om deze toe te voegen aan het elektronisch dossier. Uit onderzoek blijkt dat het proces van goedkeuren (printen, ondertekenen, scannen en uploaden) letterlijk uren per maand opslokt. 

Als oud-hulpverlener herken ik bovenstaande situatie. Bij het begeleiden van een cliënt worden gedurende het traject met enige regelmaat formulieren ter accordering aangeboden. Dit akkoord kan variëren van het instemmen met het opgestelde begeleidingsplan tot de goedkeuring van het delen van relevante informatie met belanghebbenden. Voor een professional vergt dit mijns inziens onnodig veel tijd. In het tijdperk van digitalisering vind ik het gek dat veel documenten nog "nat" ondertekend worden. Het kost onnodig veel tijd om de documenten weer in te scannen, te uploaden in het Elektronisch dossier en de papieren variant te archiveren of te vernietigen.  

Bij regas zijn we met bovenstaande frustratie aan de slag gegaan en hebben de digitale accordering ontwikkeld. Dit is een digitale variant op de "natte" handtekening en biedt de professional de mogelijkheid formulieren digitaal te delen middels e-mail en/of sms. Met een paar klikken kan de cliënt zijn akkoord geven en wordt dit realtime toegevoegd aan het dossier.  

Veiligheid en bescherming van persoonsgegevens zijn de belangrijkste onderwerpen geweest bij het ontwikkelen van deze oplossing. In samenwerking met een gespecialiseerd juridisch adviesbureau (ICTRecht) is de oplossing ontwikkeld en gecertificeerd op echtheid.  

Deze eenvoudige technische oplossing kan voor u als organisatie een hoop efficiëntie opleveren in het primaire proces. De administratieve last en de daarbij horende tijd nemen af en het voorkomt onnodige frustraties bij de professional. Bijkomend voordeel is de bezuiniging op papier en uw bijdrage aan verduurzaming.  

Wilt u er meer over horen, ik ga graag met u in gesprek! 

 

Viktor Rekker